Contiene 18 chilometri di scaffali destinati a raccogliere la memoria della città degli ultimi decenni, dai contratti ai progetti, alle pratiche e agli atti ufficiali del Comune di Modena, che la legge impone di conservare e che acquistano, nel tempo, anche un valore storico. L’archivio generale di deposito del Comune di Modena, nella nuova palazzina di via Cavazza 25, sarà presentato alla città venerdì 22 ottobre alle 11, alla presenza del sindaco Giorgio Pighi e del direttore dell’Archivio storico, Aldo Borsari.
La palazzina che ospita l’archivio è strutturata in due blocchi: uno adibito a servizi, con uffici, sale consultazione e una sala per la formazione del personale e la didattica e l’altro, suddiviso in tre piani, destinato agli scaffali, in tutto 18 chilometri lineari di spazio per conservare documenti.
In media, un metro di scaffale ospita circa 8 contenitori da 1000 fogli l’uno. A illuminare i corridoi ci sono circa 3mila luci al neon e la temperatura è mantenuta costante tutto l’anno da un impianto di condizionamento per garantire la corretta conservazione dei materiali. I primi progetti per la realizzazione del nuovo archivio, che si rifà ai principi stabiliti a livello nazionale dal Ministero dei beni culturali, risalgono al 1994 e i lavori per la struttura, operativa da pochi mesi, sono iniziati nel 2005.
Inizialmente, i documenti si conservano negli “Archivi correnti”, nelle sedi dei diversi uffici e settori. Onere del personale dell’Archivio è anche coordinare e formare i 300 dipendenti del Comune che, a tempo pieno o part time, si occupano di gestire i flussi di documenti e registrarli correttamente nel Protocollo informatico. Dopo un periodo medio di 5 anni, i documenti passano all’Archivio di deposito di via Cavazza, dove rimangono in media altri 35 anni. Superati i 40 anni dalla data di produzione, un documento può essere conservato per il proprio valore storico. I documenti antichi, dall’anno Mille in poi, sono all’Archivio storico all’interno del Palazzo dei Musei, in viale Vittorio Veneto 5.
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